Clava s’intègre à deux plateformes comptables : QuickBooks Online (QBO) et Xero. Les deux intégrations regroupent les ventes par catégorie de chiffre d’affaires sur la période de synchronisation choisie, puis synchronisent ce récapitulatif avec QuickBooks Online ou Xero sous forme d’écriture comptable dans votre plan comptable.

L’intégration ne synchronise pas les transactions de vente individuelles.

Les plateformes diffèrent par la structure des écritures comptables, le fonctionnement du suivi par salle, le traitement des types de comptes et celui des taxes.

Ce guide couvre la configuration, le paramétrage et le fonctionnement de la synchronisation pour les deux plateformes.

Connexions multiples : vous pouvez créer plusieurs connexions par plateforme (par exemple, des organisations QBO distinctes pour différentes marques). Chaque connexion est configurée et synchronisée indépendamment.

Après la configuration initiale, vous pouvez rouvrir la fenêtre de configuration à tout moment avec l’icône Modifier (crayon) de la carte de connexion.

Sélectionnez les salles de votre établissement couvertes par cette connexion. Une salle ne peut appartenir qu’à une seule connexion par plateforme à la fois.

Chaque connexion fonctionne selon l’un des deux modes suivants :

Ces modes s’excluent mutuellement. Passer de l’un à l’autre ne migre pas automatiquement les correspondances existantes.

Valeur par défaut pour les connexions nouvelles et existantes : « Plan comptable unique ».

Choisir un mode : utilisez « Plan comptable unique » si toutes les salles partagent le même plan comptable. Utilisez « Plan comptable par salle » si chaque salle tient une comptabilité séparée.

Les catégories de chiffre d’affaires sont la classification utilisée par Clava (Fittr) pour les différents types de ventes (pack, carte, abonnement, entrée à l’unité, carte cadeau, remboursements, etc.). Chaque catégorie doit être associée à un compte précis de votre plan comptable avant qu’une synchronisation puisse être lancée.

Cliquez sur Correspondances sur une carte de connexion pour ouvrir la fenêtre de correspondance. Elle charge votre plan comptable directement depuis QuickBooks ou Xero.

Toutes les catégories apparaissent dans une seule liste. Sélectionnez un compte pour chaque catégorie. Le Compte bancaire (le compte de dépôt, c’est-à-dire le compte d’actif qui reçoit le débit de contrepartie) se définit également ici et est commun à toutes les salles.

Un sélecteur de salle apparaît en haut de la fenêtre. Choisissez une salle pour afficher et modifier ses correspondances. Vous pouvez passer d’une salle à l’autre : les modifications non enregistrées de chaque salle sont conservées comme brouillons jusqu’à l’enregistrement.

Le Compte bancaire est commun à toutes les salles de la connexion (défini une fois, il s’applique à toutes).

Lorsque vous enregistrez, toutes les salles ayant des modifications non enregistrées sont enregistrées en une seule opération.

Condition préalable à la synchronisation : en mode « Plan comptable par salle », chaque salle de la connexion doit avoir au moins une correspondance avant qu’un aperçu ou une synchronisation puisse être lancé. La synchronisation ne s’exécute pas si une salle n’a aucune correspondance.

Lorsque vous associez des catégories de chiffre d’affaires, des taux de taxe ou des comptes de dépôt, les menus déroulants affichent les comptes de votre plan comptable tels qu’ils sont chargés directement depuis votre plateforme comptable.

Chaque compte s’affiche avec son type de compte et (pour QuickBooks Online) son sous-type de compte pour vous aider à identifier le bon compte.

Clava applique un filtrage pour que seuls les comptes adaptés à la comptabilisation d’écritures soient proposés dans chaque contexte. Les différents menus déroulants utilisent différentes vues filtrées de votre plan comptable.

Les comptes QuickBooks Online comportent un type de compte et un sous-type de compte, tous deux affichés dans les menus déroulants de correspondance.

Types de comptes disponibles pour la correspondance des catégories de chiffre d’affaires et du compte de dépôt (11 types – les types liés à des comptes auxiliaires sont exclus) :

Types exclus : Accounts Receivable et Accounts Payable sont exclus, car ils nécessitent une référence client ou fournisseur (EntityRef) sur chaque ligne d’écriture, ce qui n’est pas disponible dans la synchronisation agrégée du chiffre d’affaires de Fittr. Long Term Liability et Other Current Liability sont exclus de la correspondance générale, car ils sont réservés à la correspondance des taxes à payer (voir ci-dessous).

Sous-types exclus : les sous-types suivants sont également filtrés de la liste générale des comptes :

Les sous-types de comptes sont pris en charge et affichés à côté du type de compte dans les menus déroulants. Ils sont définis par QuickBooks Online et varient selon le type de compte (par exemple, Cash on hand ou Savings sous Bank, ou Office Equipment sous Fixed Asset).

Types de comptes disponibles pour la correspondance des taux de taxe (3 types, via un endpoint distinct) :

Les comptes Xero comportent uniquement un type de compte. Xero ne prend pas en charge les sous-types de comptes : ce champ apparaît toujours vide dans les menus déroulants de correspondance.

Types de comptes disponibles pour la correspondance des catégories de chiffre d’affaires et du compte de dépôt (tous les types actifs sauf BANK) :

Remarque : les comptes de type BANK sont exclus de la requête sur le plan comptable et n’apparaissent pas dans les menus déroulants des catégories de chiffre d’affaires ni du compte de dépôt pour les connexions Xero.

Types de comptes disponibles pour la correspondance des taux de taxe (1 type, via un endpoint distinct) :

Dans toutes les fenêtres de correspondance (catégories de chiffre d’affaires, taux de taxe et compte de dépôt), chaque compte s’affiche au format :

Pour des états financiers corrects, nous recommandons les correspondances suivantes :

QuickBooks et Xero : la correspondance des taux de taxe est obligatoire pour les synchronisations automatiques programmées et vivement recommandée pour les synchronisations manuelles.

Lorsque des correspondances de taux de taxe sont définies, l’écriture comptable utilise le chiffre d’affaires net (HT) pour chaque ligne de crédit des comptes de produits et ajoute des lignes de crédit explicites pour chaque taux de taxe associé, comptabilisées sur le compte de passif configuré. Le débit total (compte de dépôt) est toujours égal au montant brut d’origine, quel que soit le nombre de taux associés.

Exemple d’écriture comptable (avec correspondance des taxes) :

Lorsqu’un taux de taxe n’a aucune correspondance, le montant de la taxe reste inclus dans la ligne de chiffre d’affaires brut de la catégorie. Un avertissement s’affiche dans l’aperçu et dans la confirmation de synchronisation. Aucune ligne n’est perdue ; l’écriture comptable est toujours équilibrée.

Cliquez sur le bouton Taux de taxe d’une carte de connexion pour ouvrir la fenêtre de correspondance des taxes.

Chaque taux de taxe de la plateforme est listé avec son pourcentage. Sélectionnez un compte de passif de votre plan comptable pour chaque taux.

La synchronisation automatique programmée vérifie que tous les taux de taxe ont une correspondance avant de s’exécuter. Si un taux n’en a pas, la synchronisation automatique ignore entièrement la connexion pour cette exécution. Les synchronisations manuelles ne sont pas bloquées : elles s’exécutent avec un avertissement de taxe sans correspondance.

Le suivi par salle permet à une connexion en mode Plan comptable unique de comptabiliser le chiffre d’affaires ventilé par salle dans une seule écriture comptable. Les lignes de chiffre d’affaires et de taxe de chaque salle portent une étiquette de suivi afin que votre plateforme comptable puisse produire des rapports par salle.

Le mode « Plan comptable par salle » n’utilise pas le suivi par salle. Il génère à la place des écritures comptables distinctes pour chaque salle.

Dans QuickBooks, le suivi par salle utilise les départements.

Conditions :

Associer les salles à des départements :

Cliquez sur le bouton Salles d’une carte de connexion pour ouvrir la fenêtre de correspondance des salles.

Pour chaque salle, choisissez l’une des deux options :

Après l’enregistrement, Fittr synchronise immédiatement les correspondances avec QuickBooks. Chaque ligne affiche un statut de synchronisation (En attente, Synchronisé ou Erreur). Le suivi par salle ne peut pas être utilisé tant que toutes les correspondances des salles n’affichent pas Synchronisé.

Dans Xero, le suivi par salle utilise les catégories de suivi et les options de suivi.

Conditions :

Configurer la catégorie de suivi :

Dans la fenêtre Modifier la connexion, sélectionnez la catégorie de suivi Xero à utiliser pour la ventilation par salle. Ce menu déroulant charge les catégories de suivi de votre organisation Xero. Les catégories archivées sont exclues.

Associer les salles à des options de suivi :

Cliquez sur le bouton Salles d’une carte de connexion. La fenêtre liste vos salles ainsi que les options de suivi disponibles dans la catégorie sélectionnée.

Comme pour QuickBooks, toutes les lignes doivent atteindre le statut Synchronisé pour que le suivi par salle soit actif.

Remarque sur Xero : Xero ne permet pas de supprimer une option de suivi une fois créée. Si vous sélectionnez « Créer », l’option reste dans Xero même si vous supprimez ensuite la correspondance de la salle.

L’aperçu affiche l’ensemble des lignes qui seront comptabilisées :

Si des taux de taxe n’ont pas de correspondance, un bandeau d’avertissement indique le montant total de taxe non associé et les taux concernés. L’aperçu peut tout de même être confirmé.

Si une écriture comptable existe déjà pour la même connexion et la même période, un avertissement de doublon s’affiche. Vous pouvez tout de même continuer ; une nouvelle écriture sera comptabilisée en plus de l’existante.

Cliquez sur Envoyer vers QuickBooks ou Xero pour y comptabiliser l’écriture.

En mode « Plan comptable par salle », la synchronisation crée une écriture comptable par salle. L’écriture de chaque salle :

Si une salle n’a aucun chiffre d’affaires sur la période sélectionnée, elle est ignorée sans message (aucune écriture vide n’est créée).

Si les correspondances d’une salle sont incomplètes, la synchronisation est bloquée pour cette salle et une erreur indique les correspondances manquantes. Les autres salles sont tout de même traitées.

La synchronisation automatique s’exécute selon un calendrier que vous configurez pour chaque connexion. Fréquences prises en charge :

La synchronisation automatique nécessite que :

Chaque carte de connexion affiche l’historique des tentatives de synchronisation dans une liste dépliable. Chaque entrée du journal indique :

Depuis une entrée du journal de synchronisation, vous pouvez supprimer l’écriture comptable directement dans QuickBooks ou Xero.

Vous êtes en mode « Plan comptable par salle » et une ou plusieurs salles de la connexion n’ont aucune correspondance de catégorie de chiffre d’affaires. Ouvrez Correspondances, passez d’une salle à l’autre et attribuez au moins une correspondance de compte à chacune.

Un ou plusieurs taux de taxe de la plateforme n’ont pas de compte de passif associé. Ouvrez Taux de taxe et attribuez un compte de passif à chaque taux listé. Tant que ce n’est pas fait, la synchronisation automatique programmée ne s’exécutera pas pour cette connexion.

Fittr n’a pas pu créer ou vérifier le département (QuickBooks) ou l’option de suivi (Xero) chez la plateforme. Vérifiez que :

Réessayez d’enregistrer la correspondance de la salle une fois le problème résolu. La synchronisation est bloquée tant que toutes les correspondances des salles n’ont pas atteint le statut Synchronisé.

Une écriture comptable a déjà été comptabilisée pour cette connexion et cette période. Si l’écriture précédente était incorrecte, supprimez-la d’abord depuis les journaux de synchronisation, puis relancez la synchronisation.

Xero ne permet pas de supprimer les écritures manuelles comptabilisées. L’intégration annule donc l’écriture à la place. Les écritures annulées restent visibles dans Xero mais sont exclues des rapports. Il s’agit d’une limite de la plateforme Xero.