Paramètres des check-ins
Les paramètres des check-ins vous permettent de définir les autorisations relatives au check-in par le personnel comme au check-in en libre-service des clients.
Pour y accéder : Paramètres > Check-ins (Settings > Checkins)
Paramètres globaux
Les paramètres globaux constituent le premier niveau de contrôle.
Autoriser le check-in sans restriction pour tous les clients.
Lorsque ce réglage est désactivé (interrupteur sur OFF), vous avez accès aux 4 premiers réglages de la borne de check-in et au réglage du check-in admin, ce qui vous offre davantage de maîtrise des risques et de personnalisation du processus de check-in.
Lorsqu’il est activé (interrupteur sur ON), tout client disposant d’une carte active ou d’un créneau réservé peut effectuer son check-in automatiquement, en contournant toutes les restrictions, p. ex. décharges incomplètes, décharges signalées, compétences, etc.
Autoriser la dérogation de compétence pour le check-in
Lorsque ce réglage est activé (interrupteur sur ON), l’option « Dérogation de compétence pour le check-in » devient disponible dans le profil du client.
Activer les règles de compétence
Lorsque ce réglage est activé (interrupteur sur ON), vous avez accès aux 2 premiers réglages de la borne de check-in et au réglage du check-in admin, ce qui vous offre davantage de maîtrise des risques et de personnalisation du processus de check-in.
Paramètres de la borne de check-in
La borne de check-in est une page web simple d’utilisation qui permet à vos membres d’effectuer eux-mêmes leur check-in, rapidement et facilement, pour les cours ou l’accès libre.
Elle est généralement affichée sur une tablette ou un ordinateur portable dédié à l’accueil, avec un lecteur de codes-barres connecté à l’appareil, ou bien en utilisant la caméra intégrée de l’appareil, pour scanner les codes-barres des clients.
Pour modifier les paramètres de cette page web et obtenir le lien du site, accédez à :
Paramètres > Service Store > Borne de check-in (Settings > Service store > Self Checkin)
Paramètres de la borne de check-in
Exiger les compétences pour le check-in en libre-service aux séances encadrées réservées
Activez cette option pour empêcher toute personne d’effectuer son check-in à une réservation programmée nécessitant des compétences, p. ex. une validation d’assurage en moulinette pour un cours d’initiation à la grimpe en tête.
Exiger les compétences pour le check-in en libre-service à la salle
Activez cette option pour empêcher toute personne d’effectuer son check-in dans une salle nécessitant des compétences, p. ex. une visite d’orientation de la salle.
Restreindre le check-in en cas de signalement de décharge non levé
Lorsque cette option est activée, le check-in en libre-service est restreint si un client a une alerte de signalement sur sa décharge (uniquement si des signalements sont utilisés dans la décharge).
Restreindre le check-in en cas de décharge incomplète
Lorsque cette option est activée, le check-in en libre-service est restreint pour toute personne dont la décharge est incomplète.
Exiger une photo de profil pour le check-in
Lorsque cette option est activée, le check-in est restreint pour toute personne sans photo de profil.
Restreindre l’accès à la borne de check-in client par client
Lorsque cette option est activée, le bouton de restriction devient disponible dans le profil du client, sous le code-barres, ainsi que pour chaque membre de la famille.
Check-in manuel
Activez le check-in manuel pour offrir une solution de secours aux membres qui ne peuvent pas scanner leur code-barres.
Processus de check-in manuel
Lorsque le check-in manuel est activé, l’option « Check-in manuel » est visible sur l’écran de check-in en libre-service
Lorsqu’un client clique dessus, un champ de saisie s’affiche dans lequel il peut rechercher son initiale puis sa date de naissance, avant de confirmer ses informations
Si le client dispose de plusieurs types d’entrée (carte, pack et abonnement), il peut choisir celui qu’il souhaite utiliser.
Pour des raisons de RGPD et de confidentialité, nous n’affichons que le prénom, l’initiale du nom et une adresse e-mail masquée.
Alertes sonores
Lorsque cette option est activée, vous pouvez choisir parmi une série de sons prédéfinis qui seront joués sur la tablette ou l’ordinateur de votre borne de check-in, afin de fournir un retour sonore en cas de réussite comme d’échec.
Les alertes d’échec sont très utilisées, car elles sont souvent entendues aussi par le personnel d’accueil, ce qui permet de repérer un éventuel problème pour un client.
Check-in réussi : pour l’accès libre ou les cours réservés à l’unité, la borne affiche un écran de confirmation.
Échec du check-in : si le check-in échoue (p. ex. aucun abonnement actif ou crédit insuffisant), la borne affiche un message d’erreur et indique au membre la marche à suivre.
Check-in à un créneau
Si un client souhaite utiliser l’écran de check-in en libre-service pour effectuer son check-in à un créneau, un cours ou un événement, il doit :
Rechercher son compte
Sélectionner « Réservation de créneau »
Sélectionner le créneau
Effectuer son check-in
Options multiples / check-in en famille :
Si un membre a plusieurs réservations ou arrive en famille, la borne affiche un écran qui lui permet de sélectionner les réservations ou les personnes concernées par le check-in.
Les décharges en attente sont affichées
Avantages de la borne de check-in
Plus d’efficacité : simplifie le processus de check-in et réduit l’attente, pour le personnel comme pour les membres.
Une meilleure expérience membre : donne aux membres des options en libre-service, pour une expérience plus pratique et plus autonome.
Moins de charge pour le personnel : libère le personnel pour d’autres tâches, comme répondre aux questions des membres ou offrir un service personnalisé.
Remarque : pour un fonctionnement fluide, assurez-vous que l’appareil qui héberge la borne est distinct de vos ordinateurs de caisse, qu’il dispose d’une connexion internet fiable et que le lecteur de codes-barres (le cas échéant) est correctement connecté et configuré.
Autorisations du check-in admin
Comme niveau de sécurité supplémentaire, vous pouvez décider d’empêcher le check-in d’un client par le personnel ou en libre-service en cas de problème lié aux décharges ou aux compétences.
Exiger les compétences pour le check-in aux créneaux réservés
Activez cette option pour empêcher toute personne d’effectuer son check-in à une réservation programmée nécessitant des compétences, p. ex. exiger qu’un client possède la compétence d’assurage en moulinette avant son check-in à un cours de grimpe en tête
Exiger les compétences pour le check-in à la salle
Activez cette option pour empêcher toute personne d’effectuer son check-in dans une salle nécessitant des compétences, p. ex. si vous exigez qu’un client possède la compétence « orientation de la salle » avant son check-in.
Restreindre le check-in en cas de signalement de décharge non levé
Lorsque cette option est activée, le check-in est restreint.
Restreindre le check-in en cas de décharge incomplète
Lorsque cette option est activée, le check-in est restreint pour toute personne dont les décharges ne sont pas complètes.
Exiger une photo de profil pour le check-in
Lorsque cette option est activée, le check-in est restreint pour toute personne sans photo de profil.
Ce réglage dépend de l’option « Collecte des photos de profil » de la section « Clients » des paramètres.
Afficher les alertes au check-in
Affiche les notes d’alerte actives au personnel lors du check-in, en caisse et dans le volet des check-ins.
Le contenu des alertes n’est jamais montré aux clients.
Notifications de check-in
Désactive les notifications admin pour les check-ins en libre-service réussis et échoués.
Alertes sonores
Active les alertes sonores sur les sessions admin pour les check-ins réussis et échoués.
« Alerte de check-in à vérifier ». Ce son est joué à la place du son de réussite lorsque le client a une note d’alerte active. Nécessite que « Afficher les alertes au check-in » soit activé.
Caisse
Check-in automatique à la salle
Lorsque cette fonctionnalité est activée, elle effectue automatiquement le check-in des clients qui achètent une carte, un pack ou un abonnement lors d’une transaction en caisse.
Cela accélère le passage de l’achat au check-in.
Remarque importante : assurez-vous que le personnel sait que cette option est active, afin qu’il puisse vérifier le statut du check-in avant de finaliser une vente.